| TT | Thời gian | Tên công việc | Đơn vị | Nội dung công việc | Biểu mẫu |
| I. | ĐĂNG KÝ, XÉT DUYỆT ĐỀ TÀI |
| 1 | Đầu tháng 11 | Thông báo | Phòng QLKH | Thông báo đăng ký đề tài NCKH sinh viên qua email, công văn (bản giấy), website đến giảng viên, Phòng ĐTSĐH, Phòng CTSV, VP Đoàn Thanh niên | |
| 2 | Tháng 11 | Nộp hồ sơ | GVHD
CNĐT | Nộp về Khoa/Bộ môn bộ hồ sơ đăng ký gồm thuyết minh và dự toán kinh phí (01 bản tiếng Việt, 01 bản tiếng Anh) | S1, S2, S1_EN, S2_EN |
| Khoa/Bộ môn | Gửi về Phòng QLKH: | |
| - Công văn đề xuất danh sách Hội đồng xét duyệt | S7 |
| - Danh sách tổng hợp các đề tài | S8 |
| - Bộ hồ hơ đăng ký của từng đề tài, gồm thuyết minh và dự toán kinh phí (01 bản tiếng Việt, 01 bản tiếng Anh) | S1, S2, S1_EN, S2_EN |
| 3 | Tháng 12 | Xét duyệt | Phòng QLKH | Trình BGH xem xét và phê duyệt Quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt | |
| Gửi Quyết định về các Khoa/Bộ môn | |
| Khoa/Bộ môn | Tiến hành họp xét duyệt các đề tài | |
| Gửi về Phòng QLKH: | |
| - Biên bản họp Hội đồng | S9 |
| - Các phiếu đánh giá thuyết minh | S10 |
| - Danh sách tổng hợp các đề tài đã xét duyệt, được xếp theo thứ tự ưu tiên | S11 |
| - Danh sách tổng hợp thông tin của GVHD | S12 |
| II. | CẤP KINH PHÍ VÀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI |
| 4 | Đầu tháng 1 | Phê duyệt | Phòng QLKH | Trình BGH xem xét và phê duyệt Quyết định phê duyệt kinh phí thực hiện đề tài | |
| Gửi Quyết định về các Khoa/Bộ môn | |
| 5 | Giữa tháng 1 | Bàn giao hồ sơ | CNĐT | Nộp về Khoa/Bộ môn hồ sơ đã chỉnh sửa theo ý kiến nhận xét của Hội đồng xét duyệt và theo Quyết định phê duyệt kinh phí thực hiện đề tài | |
| Khoa/Bộ môn | Gửi về Phòng QLKH: | |
| - Công văn bàn giao hồ sơ | S13 |
| - Bộ hồ hơ hoàn chỉnh của từng đề tài, gồm thuyết minh và dự toán kinh phí (03 bản tiếng Việt, 01 bản tiếng Anh) | S1, S2, S1_EN, S2_EN |
| 6 | Cuối tháng 1 | Ký hợp đồng | Phòng QLKH | Soạn thảo hợp đồng dựa trên nội dung và kinh phí được phê duyệt | |
| Phòng KHTC | Kiểm tra thông tin chung và phần kinh phí của hợp đồng | |
| GVHD | Ký hợp đồng với Nhà trường và có trách nhiệm thanh quyết toán hợp đồng | |
| 7 | Từ tháng 1 | Thực hiện đề tài | GVHD
CNĐT | Thực hiện nghiêm túc nội dung của hợp đồng | |
| Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi phát sinh, cần gửi Phiếu đề nghị theo mẫu về Phòng QLKH | S4
S5
S6 |
| Phòng QLKH | Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi (nếu có) liên quan đến gia hạn thời gian thực hiện, điều chỉnh hạng mục kinh phí và hủy thực hiện đề tài | |
| Thực hiện các thủ tục, quyết định hủy, hoàn trả lại kinh phí khi đề tài trễ tiến độ | |
| Phòng KHTC | Hỗ trợ những thủ tục cần thiết liên quan đến tạm ứng kinh phí, điều chỉnh hạng mục kinh phí của đề tài phát sinh từ yêu cầu của GVHD | |
| Báo cáo BGH về việc chậm thanh quyết toán theo tiến độ hợp đồng | |
| Thực hiện các thủ tục, quyết định hoàn trả lại kinh phí | |
| III. | NGHIỆM THU ĐỀ TÀI |
| 8 | Tháng 12
(nếu thời gian thực hiện đề tài 12 tháng) | Báo cáo tổng kết và quyết toán | CNĐT | Nộp về Khoa/Bộ môn 01 cuốn báo cáo tổng kết và minh chứng sản phẩm của đề tài
Hạn chót: 01 tháng trước khi kết thúc hợp đồng | S3 hoặc
S3_EN |
| Phòng QLKH | Hỗ trợ GVHD phần báo cáo tổng kết, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng như hợp đồng và thuyết minh được duyệt | |
| Phòng KHTC | Hỗ trợ GVHD quyết toán kinh phí đề tài | |
| Thành lập Hội đồng nghiệm thu | Khoa/Bộ môn | Gửi về Phòng QLKH: | |
- Công văn đề xuất Hội đồng nghiệm thu
Nguyên tắc thành lập: GVHD không nằm trong danh sách Hội đồng | S14 |
| - 01 cuốn Báo cáo tổng kết và minh chứng sản phẩm của đề tài | S3 hoặc
S3_EN |
| Phòng QLKH | Trình BGH xem xét và phê duyệt Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu | |
| Gửi Quyết định về Khoa/Bộ môn | |
| Khoa/Bộ môn | Tiến hành họp nghiệm thu đề tài | |
GVHD
CNĐT | Nộp về Khoa/Bộ môn hồ sơ đã chỉnh sửa theo ý kiến nhận xét của Hội đồng nghiệm thu | |
| Khoa/Bộ môn | Gửi về Phòng QLKH: | |
| - Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu | S15 |
| - Các phiếu đánh giá nghiệm thu | S16 |
| - 01 cuốn Báo cáo tổng kết và minh chứng sản phẩm của đề tài | S3 hoặc
S3_EN |
| 9 | Tháng 1 | Thanh lý hợp đồng và thanh toán kinh phí đợt 2 | GVHD
CNĐT | Thực hiện không quá 03 ngày sau khi có Biên bản nghiệm thu và thanh lý Hợp đồng | |